Доказательства Поставки и Логистики: Ускорение Пропускной способности и Уход от Ловушек

Это должен быть прямой деловой сценарий: удостоверяясь, что документация поставки от поставщика или откатчика совпадает с документацией в целевом предназначении.

Однако жизнь является редко прямой, и если проблемы действительно возникнут, то времена завершения заказа и поток наличности неизбежно пострадают в результате.

Создание состязания документов

Ключевой вопрос должен соответствовать GRNs клиентов и накладным поставщиков. Это гарантирует, что поставщики могут поднять точный и своевременный счет на товары, поставленные и принятые.

Это жизненно важно для завершения целого процесса. Подъем неправильного счета на товары отправил, который может отличаться от описания товаров, принятых клиентом, приведет к задержке оплаты - расширенные дни должника - и неблагоприятно затронутому потоку наличности.

Возьмите типичный пример. Клиент берет заказ от его поставщика, который тогда послан с накладной поставщика. Клиент берет поставку и подтверждает, что товары были получены, подписывая накладную. Это примечание тогда становится Стручком. В этом случае, сделка была прямой.

Однако проблемы возникают, если следующие осложнения добавлены к уравнению:

? Поставляемые товары, как обнаруживают, повреждены. Клиент только возьмет поставку товаров в удовлетворительном состоянии, и это аннотируется в Стручке.

? Поставляемые товары приняты клиентом, но он использует свою собственную внутреннюю документацию поставки или GRN. Это должно быть подобрано против накладной поставщика. Ситуация сложна далее, когда клиент использует свои собственные внутренние кодексы продукта, и/или товары посланы в многократных поставках.

В обоих этих случаях фактическая поставка должна совпасться с отбывающим коммерческим счетом. Где есть неравенство, нормальный 30-дневный срок кредита может вытащить в длинный цикл должника, в котором клиенты не будут платить за поставленные товары, пока правильный счет не был поднят. Это может превратить нормальный 30-дневный период в 90 дней или больше.

Как обработанная на компьютере система может сделать процесс бесперебойным

TokOpen - программа, используемая главным британским поставщиком молочных продуктов. Уменьшенная уверенность на физических листках бумаги позволяет больше гибкости и сокращение проблем поставки.

Когда коммерческие заказы получены от клиентов, посылают примечания, напечатаны и автоматически захвачены и загружены к информационному центру компании TokOpen. Здесь они напечатаны от Складской Системы Управления AS400. Уникальная папка автоматически создана в TokOpen, где документ хранится и внесен в указатель его деталями поставки.

Заказанные товары поставляют или на одном транспортном средстве или в многократных поставках, как применимые. Накладные подписаны, с рукописными вставленными комментариями, если несоответствие возникло.

Эти подписанные документы тогда возвращены к любому из 20 складов компании по всей стране, где они просмотрены штатом склада. В этом пункте документы автоматически внесены в указатель и загружены к информационному центру TokOpen, где они сохранены рядом с соответствующим оригинальным примечанием отправки в соответствующей папке. Если несоответствие обозначено на просмотренной накладной, это автоматически вызывает предупреждение для распределения агента обслуживания клиента, чтобы заняться расследованиями.

В случае необходимости счет может быть исправлен прежде, чем коммерческий счет выпущен. Это должно иметь место в течение 72 часов после поставки. Весь доступ документа, технологический процесс и исследования выполнены, используя стандартный Web-браузер, который гарантирует, что система может быть быстро развернута с минимальными административными накладными расходами.

Где собственные GRNs клиентов получены, они просмотрены и прочитаны автоматически, соответствуя пунктам линии поставки с соответствующими пунктами от примечаний отправки. Система гибка и позволяет 'многих многим' отношения - больше чем одна накладная, касающаяся больше чем одного GRN для единственного заказа клиента.

Процесс далее сложен, потому что клиенты используют различные кодексы продукта для товаров, поставленных, и документы возвращены в разное время. Система автоматически объединяет этот процесс и соответствует различным документам и пунктам линии к оригинальному заказу. Все документы, касающиеся заказа, хранятся рядом с друг другом в пределах единственной папки поставки в информационном центре.

Где несоответствие возникает, агент обслуживания клиента автоматически приведен в готовность и проинструктирован исследовать ситуацию и исправить счет. Другие документы, включая требования от клиентов для поврежденных товаров, также просмотрены в соответствующую папку поставки.

Преобразование игры "заяц и собаки" с бумажным "следом" в поток документации онлайн

Технологический процесс TokOpen's используется, чтобы управлять сделкой и внести изменения на системе компании. Это выключает потребность в печатных документах, и преобразовывает традиционную игру "заяц и собаки" с бумажным "следом" в поток документации онлайн, которым управляют.

TokOpen выдвигает на первый план соответствующие поставки к соответствующему штату обслуживания клиента, управляющему тем счетом клиента. Это гарантирует, что, когда счет выпущен, это правильно, и не будет оспариваться клиентом, приводящим к последнему или неуплата.

TokOpen также гарантирует, что все документы поставки доступны онлайн через целое предприятие. Если счет оспаривается, уполномоченные члены штата где-нибудь по всей стране могут восстановить всю информацию о сделке, используя стандартный Web-браузер.

? Улучшенное управление и контроль работы откатчиков

? Более быстрые времена ответа для запросов обслуживания клиента

? Больше времени для штата обслуживания клиента, который будет развернут на других обязанностях